Toimijuuden kehittäminen ryhmässä – muutoksen esteiden ja mahdollisuuksien tunnistaminen

toimijuus-crowd-1294991_1280 copy

Organisaation kehittäminen ei tapahdu yksin, vaan eri ihmisten panostus ja sitouttainen muutokseen on tärkeää. Tämän vuoksi muutoksen mahdollisuuksia ja esteitä on hyvä tunnistaa ryhmässä. Työkaverit, esimiehet, alaiset ja asiakkaat katsovat asiaa eri näkökulmasta kuin sinä.

Alla on yksinkertainen prosessi, joka hyödyntää ryhmän voimaa ja parityöskentelyä muutostoimijuuden vahvistamiseksi. Prosessi on suunniteltu ensisijaisesti työryhmille tai pienille yksiköille, jotka työskentelevät normaalisti yhdessä ja haluavat kehittää toimintaansa. Prosessi noudattelee Innotiimillä kehitetyn OPERA-työpajamallin vaiheita.

Osallistujia voi ryhmässä olla 6-12.

Varaa prosessille kaksi noin 60-90min mittaista tapaamista. Muista pitää huolta etenemisestä. Yksittäisiin ongelmakohtiin ei saa jäädä kiinni, vaan ne kannattaa kirjata muistiin ja jatkaa eteenpäin. Ongelmiin löytyy usein vastaus myöhemmin tai sitten ne osoittautuvat turhiksi.

Vaihe 1: Tärkeimpien esteiden tunnistaminen – noin 60min

Tavoitteena on yhdessä tunnistaa tärkeimmät kehittämisen ja muutosten esteet.

Esitehtävä: Jokaisen osallistujan on hyvä pohtia omia kehittämisen mahdollisuuksia ja esteitä etukäteen. Siihen voi käyttää tätä taulukkopohjaa.

  1. Aloitus
  2. Omat ajatukset esteistä – jokainen osallistuja kirjaa paperille esitehtävän avulla tärkeimpiä esteitä omalle muutostoiminnalleen. (5min)
  3. Parikeskustelu esteistä – Parit keskustelevat ja kiteyttävät yhdessä 2-4 estettä muutostoiminnalle. Jokainen este kirjataan omalle paperilleen tai isolle tarralapulle näkyvällä ja selvällä käsialalla. Kirjoita lyhyesti ja ymmärrettävästi. (5-10min)
  4. Esteiden esittelyt – Parit esittelevät kiteyttämänsä esteet kaikille osallistujille. Tässä vaiheessa ei käydä keskustelua. Estepaperit / tarralaput kiinnitetään seinälle esittelyn aikana kaikkien nähtäväksi. Esittelyjen jälkeen voidaan esittää muutamia kysymyksiä, jos jokin asia on epäselvä. Vielä ei kuitenkaan arvioida esteitä eikä mietitä ratkaisuja. (1-2 min / pari, yht. 10-15min)
  5. Esteiden ristiinarviointi – Jokainen osallistuja arvioi esiteltyjä esteitä itsekseen. Mikä niistä on keskeinen muutoksia estävä asia? Mikä niistä on voimakkain muutostoimintaa estävä asia? Jokainen osallistuja saa ”äänestää” neljää estettä. Äänistä saa antaa korkeintaan yhden itse esille nostamalleen esteelle, ja loput kolme on annettava muiden esille nostamille esteille.
  6. Esteiden ryhmittely – Ristiinarvioinnin jälkeen äänittä jääneet esteet siirretään hieman syrjemmälle, ja ääniä saaneet ryhmitellään sisällön perusteella. Esteiden ryhmille annetaan niitä kuvaavat otsikot. (5-10min)
  7. Loppukeskustelu – Ryhmittelyn jälkeen on hyvä keskustella tärkeimmiksi nostetuista esteistä. Mitä ne tarkoittavat osallistujille? Miten ne ilmenevät käytännössä? Esille voi nostaa myös ensimmäisiä ideoita esteiden poistamisesta. Tunnin tilaisuudesta keskustelulle jäänee noin 15min.

Lopputuloksena ryhmällä on yhteinen ymmärrys asioista, jotka estävät muutostoimia ryhmässä / työpaikalla. Tämän ymmärryksen perusteella voi edetä pohtimaan esteiden poistamista tai niiden kiertämistä toisessa, noin tunnin mittaisessa harjoituksessa.

Vaihe 2: Ratkaisujen ideointi esteiden ylittämiseen – noin 75min

Tavoitteena on ideoida yhdessä ratkaisuja kehittämisen esteiden poistamiseen ja uusien mahdollisuuksien luomiseen. Harjoituksessa etsitään ensisijaisesti toimintamalleja jokaiselle ryhmän jäsenelle, siis keinoja lisätä jokaisen yksittäisen jäsenen muutostoimijuutta. Ryhmän yhteinen muutostoimijuus kehittyy näin yksilöiden kautta.

Ryhmässä mietitään myös, miten ryhmän jäsenten nykyisiä mahdollisuuksia hyödyntämällä voidaan yhdessä saavuttaa muutoksia – miten yksi ryhmän jäsen voi saada apua toisilta muutoksen toteuttamiseen. Samalla päästään konkreettisemmalle tasolle, kun ideoinnista nousevat tehtävät päätyvät yksittäisten ihmisten työlistalle, eivätkä jää ”kenen tahansa” tehtäviksi.

Osallistujien on hyvä olla samat kuin ensimmäisessä vaiheessa.

  1. Kerratkaa tärkeimmäksi tunnistetut esteet, jos teette vaiheen 2 toisena päivänä kuin vaiheen 1. (5min)
  2. Esteiden kyseenalaistaminen ja selättäminen, omat ideat: Miten voimme ajatella esteistä eri tavalla? Keskustelkaa kolmen hengen ryhmissä tärkeimmistä esteistä. Jokainen osallistuja pohtii esteitä ensin yksin seuraavista näkökulmista. Jakakaa esteet niin, että jokaista tärkeimmistä esteistä pohtii ainakin yksi ryhmän jäsen. Ajatuksia voi kirjata pohjalle (Esteiden kyseenalaistaminen -pohja) (10min)
    1. Esteen kiertäminen: Estääkö asia muutostoiminnan kokonaan vai muutoksen lähestymisen jostakin tietystä suunnasta? Voisiko muutosta lähestyä jotakin muuta kautta? Voiko muutoksesta ajatella jotenkin eri tavalla?
    2. Esteen kyseenalaistaminen: Onko este oikeasti este? Kuvaa tarkasti, miten se estää muutostoiminnan. Usein kyseessä ei ole varsinainen este, vaan huomiota vaativa asia-
    3. Esteen ylittäminen yhdessä: Jos omat kätesi ovat sidotut, voiko joku toinen lähipiirissäsi tehdä asialle jotakin? Miten voisit esittää asiaa hänelle? Mikä estää sinua esittämästä asiaa?
    4. Esteen vaikutukset: Onko kyseessä nimenomaan kehittämisen este vai joku muu este? Esimerkiksi ajanpuute estää kaiken tekemisen, ei vain kehittämistä.
    5. Resurssien hankkiminen: Jos este liittyy resursseihin, voitko hankkia tai korvata puuttuvat resurssit? Voitko pyytää jotakuta toista käyttämään resurssejaan asiassa?
    6. Esteen ympäristön muuttaminen: Voitko poistaa esteen muuttamalla jotain toista asiaa? Voitko esimerkiksi delegoida töitäsi kollegoille tai alaisillesi?
  3. Esteiden kyseenalaistaminen ryhmässä: Keskustelkaa esteistä ja niiden kyseenalaistuksista pareissa tai kolmikoissa. Jokainen pari / kolmikko kiteyttää yhden kyseenalaistuksen tärkeimmistä esteistä. (10-15min)
  4. Kyseenalaistusten esittäminen kaikille (5-10min)

Kyseenalaistusten jälkeen pohditaan toiminnan mahdollisuuksia jäljelle jääneiden esteiden selättämiseen.

  1. Omat toiminnan mahdollisuudet: Jokainen osallistuja kiteyttää paperille omia toiminnan mahdollisuuksia ja ratkaisuideoita yhdessä tunnistettuihin muutostoiminnan tärkeimpiin esteisiin. (5min)
  2. Kolmikkokeskustelut: toiminnan mahdollisuuksien jakaminen ja jatkoideointi. Keskustelkaa kolmikoissa, ja kertokaa toisillenne, millaisia toiminnan mahdollisuuksia teillä on ja miten ratkoisitte muutostoiminnan esteitä. Kuuntelijat kirjaavat omille papereilleen itselleen uusia ajatuksia ja toiminnan mahdollisuuksia. (10min)
  3. Toiset kolmikkokeskustelut: Vaihtakaa ryhmiä, keskustelkaa uusien keskustelukumppanien kanssa ja kootkaa lisää ideoita itsellenne. (10min)
  4. Ensimmäisten, pienten askeleiden kiteyttäminen: Jokainen osallistuja kiteyttää yhden tai kaksi pientä muutosaskelta paperille. (5-10min)
  5. Pienten askelten esittäminen muille (1min/hlö, yht. noin 10min)
  6. Loppukeskustelu – miten ryhmä tukee jäseniään? Keskustelkää esitetyistä muutosaskeleista. Onko niissä jotakin yhteistä? Miten tuette toisianne niissä? (noin 10min)

Muutoksen ylläpitäminen

Ryhmä voi jatkaa yhteistä kehittämis- ja muutostyön polkua sopimalla lyhyen seurantakokouksen esimerkiksi 2-4 viikon päähän. Silloin keskustellaan, mitkä sovituista askeleista on otettu ja mihin ne ovat johtaneet.